Dagsordener og Referater

Udvalg: § 17 stk. 4 Udvalg

Mødedato: 3/25/2019 5:00:00 PM

• 1.

  Status på livestreaming

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Udvalget skal træffe beslutning om godkendelse af orientering om status på livestreaming fra Byrådsmøder.

     

    

  • Baggrund

    På Byrådets møde den 1. november 2018 besluttede Byrådet, at igangsætte livestreaming fra byrådsmøderne.

     

    Der har været forskellige udfordringer, med at få kontrakten på plads med den valgte leverandør. Kontrakten er nu kommer på plads primo marts måned. Livestreaming fra byrådsmøderne starter derfor op på byrådsmødet den 28. marts 2019.

     

    På temamødet forinden byrådsmødet vil der være en introduktion til brug af det nye system.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Livestreaming skulle gerne bidrage til at gøre det politiske arbejde mere tilgængeligt for alle borgere i kommunen.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Der vil blive reklameret for livestreaming på kommunens hjemmeside og på facebook. Endvidere har der flere gange været presseomtale af initiativet omkring livestreaming, senest i Nordjyske den 10. marts 2019.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    År 1 90.000,00 kr. (leasingydelse der dækker udstyr og drift).

    År 2 90.000,00 kr. ( 50.000,00 kr. i anlægsudgift og 40.000,00 kr. i driftsudgift ).

    År 3 40.000,00 kr. (driftsudgift).

    år 4 40.000,00 kr. (driftsudgift).

     

    Udgiften i år 2, 3 og 4 er under forudsætning af Byrådets vedtagelse af, at livestreaming skal forsætte ud over forsøgsperioden på 1 år.

     

    

  • Procesplan

    28.03.2019  Introduktion til livestreaming på temamøde.

    28.03.2019  Første livestraming fra byrådsmøde.

    Maj 2019     Evaluering af livestreaming med henblik på evt. budgetønske 2020.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalget om borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at orienteringen tages til efterretning.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Orienteringen taget til efterretning.

     

    Udvalget besluttede, at der skal reklameres for livestreaming på facebook og Kommunens hjemmeside allerede fra byrådsmødet 28. marts 2019.

    
  

• 2.

  Status på undersøgelse af borgerinddragelse på individniveau

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.:00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.: Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Udvalget skal træffe beslutning om godkendelse af orientering om status på undersøgelse af borgerinddragelse på individniveau.

     

    

  • Baggrund

    Det er administrativt besluttet, at den af Byrådet besluttede borgertilfredsundersøgelse og undersøgelsen af status på borgerinddragelse på individniveau gennemføres som en samlet undersøgelse. Undersøgelsen tager afsæt i at se på Kommunen som henholdsvis

     

    -myndighed

    -serviceleverandør

     

    og på hvor god vi er til, at inddrage borgerne i begge situationer.

     

     

    Undersøgelsen af kommunen som myndighed (den der bevilger ydelser) retter sig primært mod undersøgelsen af status på hvor god vi, som kommune, er til at inddrage borgerne i egen sag, under følgende overskrifter

     

    -fra passiv modtager til aktiv medspiller - gør borgeren til mester

    -fra uigennemsigtighed til klarhed over egen sag

    -fra systemets plan til borgerens egen plan

    -borgeren er medbestemmende på hvordan ydelsen skal planlægges

    -borger og sagsbehandler evaluerer sammen på ydelsen

     

    altså "hvordan sætter vi borgeren i centrum".

     

     

    Undersøgelsen af kommunen som serviceleverandør (den der leverer ydelser som foreksempel børnepasning, ældrepleje m.v. ) retter sig primært mod undersøgelse af hvor tilfredse borgerne er med de ydelser de får i kommunen, herunder hvordan de mener sig medinddraget i tilrettelæggelsen af servicetilbuddene foreksempl hvordan føler de sig inddraget i hvordan børnepasningstilbuddene fungerer.

     

    Det er lykkedes, at indgå en aftale med Aalborg Universitetscenter (AAU), om, at 11 studerende udarbejder et oplæg til "undersøgelsesdesign", altså hvordan undersøgelsen kan tilrettelægges og udføres, herunder udformning af spørgsmål m.v. Dette oplæg vil blive præsenteret for direktionen samt § 17, stk. 4 udvalget på et møde den 24.april 2019.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Undersøgelsen af status på borgerinddragelse på individniveau skal vise, om der er behov for at § 17, stk. 4-udvalget om borgerinddragelse skal indstille initiativer til at øge borgerinddragelsen på individniveau.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Som tidligere beskrevet er der indgået et samarbejde med AAU, hvor nogle studerende udarbejder et oplæg til et "undersøgelsesdesign". Endvidere er igangsat en proces i forhold til medinddragelse af chefforum i form af orientering om § 17, stk. 4-udvalgets arbejde samt arbejde med temaet "Ledelse med borgeren i centrum", herunder "Hvilke muligheder og begrænsninger giver det at sætte borgeren i centrum?" og "Hvad kræver det af os ledelsesmæssigt, når vi skal sætte borgeren i centrum?".

    Det er tanken at selv undersøgelsen - telefoninterview/spørgeskemaer - også sker med hjælp fra nogle studentermedhjælpere. Selve analysen af resultaterne og udformning af rapporten vil ske i et samarbejde mellem forvaltningen og studentermedhjælpere. I forbindelse med fremlæggelse af rapporten vil der også blive fremlagt udkast til en kommunikationsstrategi.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Det er besluttet, at slå undersøgelsen af borgerinddragelse på individniveau sammen med den borgertilfredshedsundersøgelse, som Byrådet tidligere har besluttet at gennemføre i 2019. Udgifterne afholdes således under borgertilfredshedsundersøgelsen.

     

    

  • Procesplan

    24.04.2019 AAU studerende vil fremlægge udkast til "undersøgelsesdesign".

    Maj-Juli 2019 Inddragelsesproces i organisationen, herunder evt. tilretning af "undersøgelsesdesign".

    August 2019   Opstart undersøgelse.

    Oktober 2019 Fremlæggelse af undersøgelsesresultater.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalget om Borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at orienteringen tages til efterretning.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Orienteringen tages til efterretning.

    
  

• 3.

  Evaluering af deltagelse i "Forår i Lanternen"

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.:00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Udvalget skal evaluere på Byrådets deltagelse i "Forår i Lanternen".

     

    

  • Baggrund

    Som led i borgerinddragelsesinitiativet "Politikerne møder borgerne - det uformelle møde", har udvalget tidligere besluttet, at Byrådet skal være repræsenteret på messen "Forår i Lanternen" der finder sted i Løgstør den 16. og 17. marts 2019.

     

    Forvaltningen vil efter afholdelse af messen udsende et lille evalueringsskema til de byrådsmedlemmer der til stede på standen. Resultatet af denne evaluering vil blive fremlagt på mødet.

     

    Der ønskes en evaluering af Byrådets deltagelse i Messen, herunder foreksempel

     

    -antal deltagere

    -lykkedes det at komme i kontakt med borgerne

    -blev der talt politik

    -var den praktiske afvikling af messen tilfredsstillende

    -var materialet på messen tilfredsstillende

     

    

  • Forventet konsekvens

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Ingen relevant lovgivning.

     

    

  • Økonomi

    Udgifterne til standen afholdes indenfor rammen.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalget om Borgerinddragelse.

    

  • Indstilling

    • at udvalget evaluerer på byrådets deltagelse i "Forår i Lanternen".

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Udvalget udtaler tilfredshed med deltagelsen i messen "Forår i Lanternen". Der var kontakt til mange borgere på standen, så udvalget ønsker deltagelse i en anden messe i kommunen næste år.

     

    Ved kommende messer ønsker udvalget, at det fremgår mere tydeligt af standen, at man her kan man møde Byrådet.

     

    
  

• 4.

  Beslutning om "idekasseforslag"

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.:00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

    

  • Resume

    Udvalget skal træffe beslutning om hvordan en "Idekasse" kan implementeres.

     

    

  • Baggrund

    På et af de borgermøder der blev afholdt i.f.m. udarbejdelse af rapporten "Sammen skaber vi Vesthimmerlands Kommune", blev der stillet forslag fra salen om, at der skulle være et sted på Kommunens hjemmeside, hvor man kunne komme med gode forslag. Der blev kvitteret for forslaget fra kommunaldirektøren, der lovede at oprette en "Idekasse". Forvaltningen har nu undersøgt mulighederne for, hvordan en sådan "Idekasse" kan oprettes og administreres. Der fremlægges følgende forslag:

     

    Forslag 1: Idekasse@vesthimmerland.dk

    Du kan på nuværende tidspunkt sende en mail med forslag til kommunen. Det kunne vi gøre en indsats for at reklamere for, så der kommer mere fokus på muligheden.

    Derudover kan vi oprette en speciel mail til det.

     

    Fordele:

    • Løsningen er gratis.
    • Det er en nem løsning.

     

    Ulemper:

    • Det kan ikke ses af andre borgere, og derfor ved man ikke, hvilke forslag der er kommet ind.
    • Det skaber ikke interaktion mellem borgerne.
    • Hvem skal vurdere de enkelte forslag?

     

     

    Forslag 2: En fysisk ”kasse”

    Der kan opstilles en fysisk kasse, hvor man kan indlevere forslag.

     

    Fordele:

    • Løsningen er gratis.
    • Det er en nem løsning.

     

    Ulemper:

    • Det kan ikke ses af andre borgere, og skaber ingen interaktion.
    • Det er en løsning, der kræver at borgeren kommer forbi rådhusene. Gammeldags.
    • Hvem skal vurdere de enkelte forslag?

     

     

    Forslag 3: Idékasse på hjemmesiden

     

    Vi kan opstille en formular, hvor man kan skrive forslag ind på vores hjemmeside.

     

    Fordele:

    • Løsningen koster?

     

    Ulemper:

    • Det skaber ikke interaktion.
    • Man kan ikke stemme på opslag.
    • Hvem skal vurdere de enkelte forslag?
    • Vi kan ikke vise forslagene på hjemmesiden.

     

     

    Forslag 4: Borgerforslag

     

    Fordele:

    • Andre borgere kan se forslagene, vurdere og kommentere på dem.
    • Der kan opstilles vurderingskriterier (Stemmer osv)

     

    Ulemper:

    • Løsningen er økonomisk omkostningsfuld. Prisleje 300.000,00 kr (Opr. tidlbud var på 100.000,00 kr.)
    • Borgerforslag er blevet fravalgt tidligere.

     

     

    Forslag 5: Manuelt på hjemmesiden

    Forslagene kan sendes ind, og ligges manuelt ud på hjemmesiden.

    Der er ikke mulighed for at kommentere og like osv.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Bidrager til øget borgerinddragelse ved at borgerne, på en let måde, kan fremkomme med ideer til politikerne.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    I Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Afhænger af den valgte løsning:

     

    Forslag 1  Gratis

    Forslag 2  Gratis

    Forslag 3  Pris kendes ikke, men formentlig i niveau 100.000 kr.

    Forslag 4  300.000 kr.

    Forslag 5  Afhænger af antal forslag

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalget for Borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at forslag 1 vælges, henset til manglende økonomisk finansiering af de øvrige forslag.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Udvalget besluttede at følge administrationens indstilling om implementering af forslag 1.

     

    Administrationen modtager og videreformidler indkomne idekasseforslag til forvaltningerne og til § 17, stk. 4 udvalget på udvalgets møder. Der evalueres på administrationen af "Idekasseforslag" på udvalgets sidste møde i 2019.

     

    Endvidere besluttede udvalget, at de forskellige initiativer i relation til borgerinddragelse samles på et sted på kommunens hjemmeside.

     

    
  

• 5.

  Beslutning om valg af "Forsamlingshusmøder" i 2019

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.:00.22.04-G91-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Udvalget skal træffe beslutning om valg af 2 "Forsamlingshusmøder" i 2019 samt formen på disse.".

     

    

  • Baggrund

    Udvalget besluttede på sit møde i december 2018, at der skal afholdes 2 "Forsamlingshusmøder" i 2019, og at borgere, foreninger m.v. skulle have mulighed for at komme med forslag til, hvor møderne kunne afholdes.

     

    Forvaltningen har nu annonceret efter forslag til, hvor møderne kunne holdes i 2019. På mødet fremlægges de indkomne forslag, og udvalget udvælger 2 af de indkomne forslag til "Forsamlingshusmøder" i 2019.

     

    Endvidere ønskes en drøftelse af følgende:

     

    -har vi ramt rigtigt med invitationen til "Forsamlingshusmøder"?

    -hvordan skal formen være på de to "Forsamlingshusmøder" i 2019?

    -fremtidig form på "Forsamlingshusmøder - det uformelle møde" - kunne der være andre former fx. "Spis sammen mødeer", "Gå hjem møder" osv.

     

    

  • Forventet konsekvens

    "Forsamlingshusmøderne" skal gerne bidrag til øget borgerinddragelse ved at "sætte politik" på dagsorden på borgernes egen hjemmebane, altså foreksempel i den lokale forening eller i det lokale forsamlingshus.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Den praktiske afvikling af forsamlingshusmøderne vil blive varetaget af Byrådssekretariatet, ligesom kommunikationen i forbindelse med møderne vil blive varetaget af kommunens Kommunikationsafdeling.

     

    Forsamlingshusmøderne vil blive annonceret på kommunens hjemmeside samt på Facebook. Endvidere vil der blive udsendt pressemeddelelse herom.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Der vil være udgifter til kaffe/kage. Udgiften forventes afholdt indenfor den økonomiske ramme.

     

    

  • Procesplan

    25.03.2019     Valg af lokaltion for forsamlinghusmøder i 2019.

    Sommer 2019  Afvikling af første forsamlingshusmøde.

    Efterår 2019    Afvikling af andet forsamlingshusmøde.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalget om Borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at udvalget træffer beslutning om hvor de 2 "Forsamlingshusmøder" i 2019 skal afholdes,
    • at udvalget drøfter invitationen til "Forsamlingshusmøderne" og
    • at udvalget drøfter formen på "Forsamlingshusmøderne", herunder om der skal være en ordstyrer.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Udvalget besluttede, ud fra de indkomne forslag til "Forsamlingshusmøder", at de 2 "Forsamlingshusmøder" i 2019 skal afholdes i henholdsvis Ertebølle og Aars.

     

    "Forsamlingshusmøderne" skal afholdes en hverdag fra kl. 19 til 21. Første del af mødet, ca. 1 time, skal være åben debat, hvor deltagerne kan fremkomme med spørgsmål og ideer til drøftelse. Sidste halvdel af mødet gennemføres ved drøftelser ved de enkelte borde, hvor der det sidste kvarter følges op på drøftelserne. Forslagsstiller til møderne har lov til kort at indlede mødet, hvorefter formand for § 17, stk. 4 udvalget Lars Andresen sætter rammen for mødet.

     

    Udvalget besluttede, at nu afprøves denne form på "Forsamlingshusmøder" i 2019, hvorefter der evalueres på møderne, herunder formen på afvikling af møderne.

     

    
  